Согласно многочисленным исследованиям, в частности, данным исследовательской компании IDC, порядка 7-10% от выручки многие компании затрачивают на печать, копирование, сканирование и прочие процессы, связанные с документооборотом. А всё по причине того, что немало средств уходит на организацию стандартных, зачастую повторяющихся процессов, и таких затрат можно запросто избежать при грамотном подходе.
![Как принтеры и МФУ Xerox помогают экономить на документообороте Как принтеры и МФУ Xerox помогают экономить на документообороте](_mod_files/ce_images/articles/2407019-1.jpg)
Заметно сэкономить можно благодаря использованию современных «умных» печатающих аппаратов, умеющих осуществлять автоматический перевод бумажных документов на другие языки, распознавать личность конкретного сотрудника, позволяя ему работать только с определёнными документами, заполнять базы данных информацией, полученной в ходе сканирования, контролировать процесс печати и делать многое другое.
Именно об этих (но не только) инструментах экономии мы сегодня и поговорим.
Каков средний размер экономии на документообороте может быть достигнут?
По данным отчета Quocirca SMB MPS Study, примерно 15% IT-бюджета малых и средних офисов тратится на изготовление отчётов, писем, приказов, презентаций и прочих документов. При этом расходуются не только деньги, но также и время, которое при желании можно было бы пустить на получение прибыли. При этом многие операции нередко повторяются по многу раз в день, ещё более усугубляя положение вещей. Соответственно, главным способом уменьшения расходов является контроль и сокращение объёма документов, «кочующих» внутри организации.
Даже элементарное объявление о том, что теперь процесс печати будет контролироваться, а изготовление личных документов запрещается, способно дать пусть и небольшой, но всё же эффект.
Как можно ускорить процесс документооборота на предприятии?
Сотрудники офисов нередко поступаю следующим образом: сканируют документы, после чего сохраняют их, отправляют по электронной почте, после чего скачивают их на свой компьютер и используют в работе. Современные многофункциональные устройства позволяют в разы сократить и автоматизировать эту цепочку, ведь оргтехника в силах сама задавать имя отсканированному документу, трансформировать его в нужный формат и сохранять в нужном месте: сетевой папке, облачном хранилище, компьютере, внешнем носителе, электронной почте и так далее. К примеру, всеми этими и многими другими возможностями обладают многофункциональные аппараты Xerox семейств VersaLink и AltaLink, работающие на базе известной платформы Xerox ConnectKey — о них мы не раз рассказывали в ходе наших обзоров.
![Благодаря платформе Xerox ConnectKey можно значительно оптимизировать процесс документооборота в компании Xerox ConnectKey](_mod_files/ce_images/articles/2407019-2.jpg)
Кроме всего прочего, любой из упомянутых печатающих аппаратов Xerox можно «индивидуализировать», закрепив его за одним конкретным сотрудником или целым отделом.
Платформа Xerox ConnectKey позволяет устанавливать на многофункциональный аппарат различные приложения, а также даёт широкие возможности для персонализации меню — всё это позволит свести к минимуму время общения сотрудников с печатающим устройством.
Также есть ряд приложений, заметно упрощающих работу администратора или сотрудников сервисных служб путём отслеживания процесса печати, сбора статистики о различных сбоях и так далее.
Как «остепенить» сотрудников, использующих офисную аппаратуру в личных целях?
Не секрет, что немало средств традиционно уходит на нецелевое использование офисной печатающей техники сотрудниками: кто-то печатает курсовые работы, кому-то требуется бумажный вариант любимой книги и так далее. Искоренить эту пагубную привычку проще простого, и сделать это опять же поможет одно из «умных» устройств, умеющих ограничивать определённые функции. Это может быть, к примеру, цветная печать, установка по умолчанию режима двухсторонней печати, запрет на печать в нерабочее время и так далее. Также аппарат формирует подробный отчёт, информация из которого позволит провести воспитательную работу со «штрафниками».
Отказ от использования дорогих фирменных картриджей
![Использование совместимых картриджей существенно экономит бюджет совместимые картриджи](_mod_files/ce_images/articles/2407019-3.jpg)
Как ни крути, а больше всего средств всегда затрачивается на обеспечение парка печатающей техники расходными материалами, в частности, картриджами.
Фирменные версии стоят безумно дорого, а интенсивная эксплуатация подразумевает необходимость их частой замены. Но каждый раз покупать новые оригинальные блоки вовсе не обязательно, ведь любой из них можно использовать повторно, заправив в соответствующем сервисном центре подходящим тонером. Это позволяет сократить расходы в несколько раз: заправка картриджа Xerox WorkCentre 3225, для примера, стоит всего 350 рублей. Качество печати при этом не ухудшится.
Как ещё можно оптимизировать внутренний процесс документооборота?
Помимо всего прочего, современные печатающие устройства в силах существенно повысить уровень безопасности и конфиденциальности, что особо важно в корпоративном сегменте. К примеру, они могут работать с личными идентификационными карточками сотрудников, выдавая из приёмных лотков только те бумаги, которые были отправлены в печать им лично. То же самое касается и работы с копиром и сканирующим модулем. А ведь утечка информации компании может нанести колоссальный ущерб, исчисляемый далеко не сотнями или тысячами рублей!