Согласно многочисленным исследованиям, в частности, данным исследовательской компании IDC, порядка 7-10% от выручки многие компании затрачивают на печать, копирование, сканирование и прочие процессы, связанные с документооборотом. А всё по причине того, что немало средств уходит на организацию стандартных, зачастую повторяющихся процессов, и таких затрат можно запросто избежать при грамотном подходе.
Заметно сэкономить можно благодаря использованию современных «умных» печатающих аппаратов, умеющих осуществлять автоматический перевод бумажных документов на другие языки, распознавать личность конкретного сотрудника, позволяя ему работать только с определёнными документами, заполнять базы данных информацией, полученной в ходе сканирования, контролировать процесс печати и делать многое другое.
Именно об этих (но не только) инструментах экономии мы сегодня и поговорим.
Каков средний размер экономии на документообороте может быть достигнут?
По данным отчета Quocirca SMB MPS Study, примерно 15% IT-бюджета малых и средних офисов тратится на изготовление отчётов, писем, приказов, презентаций и прочих документов. При этом расходуются не только деньги, но также и время, которое при желании можно было бы пустить на получение прибыли. При этом многие операции нередко повторяются по многу раз в день, ещё более усугубляя положение вещей. Соответственно, главным способом уменьшения расходов является контроль и сокращение объёма документов, «кочующих» внутри организации.
Даже элементарное объявление о том, что теперь процесс печати будет контролироваться, а изготовление личных документов запрещается, способно дать пусть и небольшой, но всё же эффект.
Как можно ускорить процесс документооборота на предприятии?
Сотрудники офисов нередко поступаю следующим образом: сканируют документы, после чего сохраняют их, отправляют по электронной почте, после чего скачивают их на свой компьютер и используют в работе. Современные многофункциональные устройства позволяют в разы сократить и автоматизировать эту цепочку, ведь оргтехника в силах сама задавать имя отсканированному документу, трансформировать его в нужный формат и сохранять в нужном месте: сетевой папке, облачном хранилище, компьютере, внешнем носителе, электронной почте и так далее. К примеру, всеми этими и многими другими возможностями обладают многофункциональные аппараты Xerox семейств VersaLink и AltaLink, работающие на базе известной платформы Xerox ConnectKey — о них мы не раз рассказывали в ходе наших обзоров.
Кроме всего прочего, любой из упомянутых печатающих аппаратов Xerox можно «индивидуализировать», закрепив его за одним конкретным сотрудником или целым отделом.
Платформа Xerox ConnectKey позволяет устанавливать на многофункциональный аппарат различные приложения, а также даёт широкие возможности для персонализации меню — всё это позволит свести к минимуму время общения сотрудников с печатающим устройством.
Также есть ряд приложений, заметно упрощающих работу администратора или сотрудников сервисных служб путём отслеживания процесса печати, сбора статистики о различных сбоях и так далее.
Как «остепенить» сотрудников, использующих офисную аппаратуру в личных целях?
Не секрет, что немало средств традиционно уходит на нецелевое использование офисной печатающей техники сотрудниками: кто-то печатает курсовые работы, кому-то требуется бумажный вариант любимой книги и так далее. Искоренить эту пагубную привычку проще простого, и сделать это опять же поможет одно из «умных» устройств, умеющих ограничивать определённые функции. Это может быть, к примеру, цветная печать, установка по умолчанию режима двухсторонней печати, запрет на печать в нерабочее время и так далее. Также аппарат формирует подробный отчёт, информация из которого позволит провести воспитательную работу со «штрафниками».
Отказ от использования дорогих фирменных картриджей
Как ни крути, а больше всего средств всегда затрачивается на обеспечение парка печатающей техники расходными материалами, в частности, картриджами.
Фирменные версии стоят безумно дорого, а интенсивная эксплуатация подразумевает необходимость их частой замены. Но каждый раз покупать новые оригинальные блоки вовсе не обязательно, ведь любой из них можно использовать повторно, заправив в соответствующем сервисном центре подходящим тонером. Это позволяет сократить расходы в несколько раз: заправка картриджа Xerox WorkCentre 3225, для примера, стоит всего 350 рублей. Качество печати при этом не ухудшится.
Как ещё можно оптимизировать внутренний процесс документооборота?
Помимо всего прочего, современные печатающие устройства в силах существенно повысить уровень безопасности и конфиденциальности, что особо важно в корпоративном сегменте. К примеру, они могут работать с личными идентификационными карточками сотрудников, выдавая из приёмных лотков только те бумаги, которые были отправлены в печать им лично. То же самое касается и работы с копиром и сканирующим модулем. А ведь утечка информации компании может нанести колоссальный ущерб, исчисляемый далеко не сотнями или тысячами рублей!
