Недавно в руки авторов Superzapravka.ru попал интереснейший документ авторства International Data Corporation (IDC) — международной исследовательской и консалтинговой компании, занимающейся изучением мирового рынка телекоммуникаций и информационных технологий ещё с 1964 года. В этот раз аналитики подробно изучили сферу печатающей техники, в частности, их интересовала востребованность современных «умных» многофункциональных аппаратов в офисной среде.
Выяснилось, что по меньшей мере треть европейских компаний всерьез задумывается о постепенном переходе на цифровой документооборот, при этом ключевую роль в процессе такого «прощания с бумагой» будут играть именно те самые «умные» МФУ.
Об этом, как уже было сказано, мы узнали из нового официального отчёта IDC, сформированного по заказу компании OKI Europe Ltd. Этот концерн, как вы знаете, занимается производством в том числе и печатающей техники, так что его заинтересованность в данном вопросе вполне понятна.
Итак, что же мы узнали из этого доклада? Во-первых, выяснилось, что по состоянию на текущий момент большинство европейских компаний используют в своей повседневной офисной деятельности как бумажные, так и цифровые документы. Тем не менее, около трети всех компаний намерены перейти на электронный документооборот. Казалось бы, этот факт должен бы стать тревожным звоночком для производителей принтеров и МФУ, ведь в случае тотального отказа от бумажных носителей информации их продукция станет никому не нужной. Однако на деле не всё так печально, как может показаться на первый взгляд. Листаем доклад по итогам исследования дальше.
Первым делом, на его страницах мы встречаем выдержки из предыдущего исследования IDC, в которых сказано, что многие современные организации не прочь бы максимально оцифровать имеющиеся у них документы с целью уменьшения физического пространства, ныне используемого для хранения бумажных экземпляров в офисе. Кроме этого, наблюдается стойкая тенденция к автоматизации рабочих процессов, и одно из ключевых мест в ней занимает возможность изготовления и архивации документов в одном месте и желательно с помощью одного устройства. Таковым как раз и является «умное» МФУ, которое умеет не только печатать и сканировать, но также и параллельно сохранять оцифрованные файлы прямиком в указанное пользователем электронное хранилище информации — на FTP-сервер или ещё куда.
Соответственно, ключевой функцией, которой новые поколения многофункциональных аппаратов смогут заинтересовать компании, желающие осуществлять оцифровку документов, является возможность сканирования с последующей отправкой результатов по электронной почте, а также с сохранением в сети или «облаке».
Там файлы можно как архивировать, так и хранить для последующего использования. По статистике, в подобном функционале заинтересовано порядка 66% европейских компаний. Конечно же, важна возможность не просто элементарной оцифровки, но и наличие опций по сохранению файлов в разных наиболее востребованных форматах вроде PDF или PDF/A (последний наиболее оптимален для продолжительной цифровой архивации).
А покуда эра бумажных документов ещё не завершилась, неплохо бы подумать и о том, как снизить себестоимость их изготовления. И лучше инструмента, чем заправка картриджей, в этом деле не сыскать! Сравните: заправка картриджа ce285a способного изготовить около 1600 стандартных страниц, стоит всего лишь 370 рублей. Посчитать стоимость каждой страницы не составляет труда…
Кроме этого, официальный доклад IDC гласит, что в наши дни неграмотная организация процесса документооборота ежегодно приводит к существенному снижению продуктивности рабочего персонала.
В компании отметили, что используемые в качестве настраиваемых инструментов преобразования «умные» МФУ способны обеспечить множество преимуществ для грамотной организации документооборота. Ведь с их помощью можно без проблем автоматизировать целый ряд трудоёмких операций, выполняемых вручную, что позволит сотрудникам предприятия сосредоточиться на тех видах деятельности, которые способствуют развитию бизнеса.
Терри Кавашима, являющийся управляющим директором OKI Europe Ltd., отметил, что в качестве инструментов для продуктивной рабочей среды современные умные МФУ от OKI проделали немалый путь в развитии за весьма сжатые сроки. И в этом нет ничего странного, ведь это является закономерным следствием новых требований пользователей в сфере оцифровки и оптимизации документооборота. Именно такие аппараты сегодня творят будущее, в котором будет минимальное количество бумажных документов на полках, и максимум в оцифрованном виде.
