Информационные технологии проникают в различные сферы бизнеса с такой скоростью, что иногда сложно оценить их уместность. Ярким примером является внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Она приводит к исчезновению стопок надоевших бумажных документов. На первый взгляд – отличный результат и выгодно использовать лазерные принтеры или другую подобную технику скоро станет невозможно. Так ли это?
Аргументы «за» СЭД
В пользу электронного документооборота говорят цифры, полученные в результате проведенных в США исследований:
- По проведенным подсчетам в этой стране используется около 4 триллионов документов на бумажных носителях и их количество растет на 22 % в год.
- Порядка 90% из них не выходит за пределы офиса, а просто передается от сотрудника к сотруднику.
- В среднем каждый документ копируется 19 раз.
- Половина рабочего времени уходит на поиск необходимой информации и только 10 % на ее изучение.
- Около 8 % документов попросту теряется.
Компания Advanced Processing & Imaging, проведя свое исследование, пришла к выводу, что небольшое предприятие, состоящее из 20 сотрудников, тратит на копирование или печать различных документов около $180 000. Достаточно внушительная цифра, чтобы задуматься об электронном документообороте.
Особенно активно внедряются информационные технологии в Сингапуре. Например, все телеграфные отделения были закрыты еще в 2002 году, поскольку эти услуги оказались больше не востребованы.
Преимущества
Электронный документооборот имеет ряд существенных преимуществ:
- Он обеспечивает прозрачность и эффективный контроль над созданием, получением и исполнением документов, максимально ускоряет бизнес-процессы;
- На практике часть поручений работниками просто не выполняется. СЭД позволяет контролировать не только процесс работы, но и ее результат;
- Сокращение времени на рассылку, поиск и создание документов. Система способна самостоятельно создавать реестры, отчеты и сводки, что положительно сказывается на оперативности работы компании;
- Любое предприятие серьезное внимание уделяет сохранению конфиденциальности. Утеря ценной информации может привести к миллионным потерям. Бумажные документы достаточно просто изъять и передать на сторону. СЭД не может полностью исключить такие ситуации, но она четко регламентирует доступ к информации в зависимости от полномочий работника. При этом всегда можно проконтролировать, кто пользовался или вносил изменения в конкретные документы;
- СЭД максимально ускоряет процедуру ознакомления сотрудников с новыми документами и обеспечивает работу компании в едином информационном пространстве.
Недостатки
Система электронного документооборота не лишена определенных недостатков:
- Главным ее минусом является опасность проникновения вируса на компьютерах компании и последующая утеря всей информации. Чтобы обезопаситься, понадобится система резервирования;
- Еще одним недостатком является неподготовленность кадров к внедрению такой системы. Многие работники не обладают достаточными знаниями для грамотной работы в СЭД. Между тем, от этого зависит бесперебойность ее функционирования;
- Внедрение электронного документооборота требует значительных финансовых вливаний;
- Следует отметить, что в России или СНГ еще не сформировалось единое информационное пространство. Соответственно, далеко не с каждым предприятием можно вести электронный документообмен;
- Существуют определенные ограничения для внедрения СЭД. Например, для любого отдела кадров необходима личная подпись работника на ряде документов. Порядок ведения трудовых книжек также строго регламентирован.
Система электронного документооборота полезна в первую очередь для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру подразделений. Она может повысить эффективность их функционирования, но имеющиеся на данном этапе недостатки тормозят процесс ее внедрения. СЭД требует серьезной доработки, а пока ее становление продолжается, черно-белые и цветные лазерные принтеры для рабочих групп будут по-прежнему востребованы.
