Как вы помните, в первой части этого материала мы уже проанализировали явные расходы, непременно сопровождающие процесс организации документооборота. Напомним, к ним отнесены затраты на покупку печатающего аппарата, его техническое обслуживание и ремонт, а также обеспечение расходными материалами в виде бумаги и картриджей. На очереди самые кованые расходы — скрытые, догадаться о существовании которых на протяжении всего процесса эксплуатации техники не так-то уж и просто. А между тем, если хорошенько разобраться, то природа их довольно банальна — это в большей мере нерациональный подход к организации того самого процесса документооборота и неэффективное использования имеющихся ресурсов. Что же под этим подразумевается?
Во-первых, в штате многих компаний не предусмотрена должность эдакого «эникейщика» — человека, в чьи обязанности входило бы повседневное выполнение мелких, не требующих особой квалификации работ по обслуживанию печатающей техники. Подключение принтера к новому компьютеру или сети предприятия, настройка печати, замена картриджей, устранение замятия бумаги и прочие мелкие поручения зачастую даются «матёрым» сотрудникам ИТ-службы.
А ведь каждый час труда таких специалистов, от которого их отрывают для решения банальных задач, стоит довольно немало, при этом во время возни с принтером или МФУ прямые обязанности этих сотрудников никто не выполняет.
Кажется, что размер ущерба от такого подхода преувеличен, но на деле всё обстоит именно так, как сказано выше.
Во-вторых, немалая часть никому не нужных и вовсе не обязательных расходов возникает по причине неправильной логистики внутри офиса, печати по ошибке и бесконтрольной эксплуатации сотрудниками печатающей техники в личных интересах. Нетрудно догадаться, что из-за описанного «беспредела» компании получают неоправданный расход как рабочего времени своих сотрудников, так и расходных материалов для печатающей аппаратуры. Вот вам элементарный пример, в котором объединены два из трёх озвученных вводных: некоему сотруднику приходится периодически создавать и распечатывать цветные презентации для клиентов крупной организации, однако в его кабинете установлен только чёрно-белый принтер. Отправив документ в печать, человек идёт на другой этаж к цветному аппарату. Придя на место, он обнаруживает, что в принтере была загружена бумага не той плотности, один из листов застрял в устройстве, или распечатался криво. Он возвращается обратно и повторяет отправку, после чего путешествие по названному маршруту повторяется. В итоге имеем расход лишних 10-20 минут рабочего времени.
А в это же время другой сотрудник, сидящий рядом с тем самым принтером, распечатывает на нём чёрно-белые документы, расходуя «в воздух» дорогущие цветные картриджи.
Подобных ситуаций можно смоделировать бесконечно много, и самое главное — они ежедневно имеют место быть во многих офисах.
В-третьих, к категории скрытых расходов можно также отнести затраты на электроэнергию, изредка на содержание части помещений, используемых для хранения техники, простой аппаратуры и так далее, однако доля таких ненужных потерь сравнительно невелика.
Что же делать?
Итак фронт проблем мы с вами обозначили, осталось лишь выяснить, как и что с этим всем делать, дабы ненужные затраты на печать навсегда остались в прошлом. Один из наиболее действенных способов уже был упомянут в первой части — если забыли, им является использование по нескольку раз одного и того же расходного материала. Ведь в то время как, допустим, заправка картриджа brother tn-1075 стоит всего 370 рублей, фирменный аналог обходится во все 3000 руб. Но как же быть с остальными факторами? Лучше всего подходить к вопросу оптимизации издержек на печать комплексно — так и эффективней, и выгодней.
В идеале нужно заключить договор на комплексное обслуживание принтера со специализированным сервисном центром, сотрудники которого за умеренную плату взвалят на себя решение всех проблем.
Начиная с грамотного подбора печатного оборудования конкретно для ваших нужд, заканчивая его установкой, настойкой, профилактическим обслуживанием, профессиональной заправкой картриджей и при необходимости ремонтом. Подобного рода услуги аутсорсинга по праву считаются наиболее оптимальным инструментом сокращения расходов, и популярность их во всём мире неуёмно растёт.
Вторым неплохим вариантом является так называемое «покопийное обслуживание».
В этом случае с аутсорсинговой компанией также заключается договор на комплексное обслуживание парка печатающей техники, однако стоимость таких услуг не является фиксированной, а зависит от количества изготовленных аппаратом отпечатков за учётный период. Преимуществом такого подхода является его гибкость, удобство и объективность — чем больше объём документооборота, тем больше вы платите за обслуживание устройства. А вот в периоды простоя, когда принтер или МФУ практически не используются, затраты на их содержание минимальны. Согласно статистике, таким образом можно сэкономить от 10 до 60% расходов на обслуживание.
Что ж, друзья, на этом, пожалуй, будем заканчивать — если вам известны какие-либо другие методы сокращения себестоимости печати, будем рады видеть их в комментариях!
