Как вы помните, в первой части этого материала, посвящённого методам грамотной оптимизации расходов на печать, мы выяснили, при каких обстоятельствах повторная заправка картриджей является действительно эффективным инструментом экономии, а в каких случаях её использование может наоборот спровоцировать дополнительные затраты. Сейчас же мы в основном сосредоточимся на том, как правильно выбрать печатающее устройство, которое было бы не обременительно в содержании, но в то же время могло полностью удовлетворять все насущные потребности офиса.
Как и в случае с заправкой картриджей, в остальных аспектах погони за экономией также не следует вдаваться в крайности, покупая для принтера самую дешёвую бумагу, внедряя суровые ограничения на объём и качество документооборота, или же и вовсе приобретая самые недорогие печатающие аппараты.
Наиболее рациональным решением является предварительный анализ ориентировочных объёмов печати и дальнейший выбор с их учётом подходящей техники.
Ведь вполне логично, что покупка чрезмерно производительного аппарата лишний раз ударит по бюджету, тогда как слишком слабое устройство попросту не будет справляться с поставленными задачами, а работая на пределе возможностей, выйдет из строя раньше положенного срока. Определившись с ориентировочным ежемесячным объёмом документооборота, прибавьте к нему процентов 30-40 для страховки — это и будет первым критерием выбора печатающего устройства. К примеру, для среднего офиса предприятия, в котором постоянно не изготавливается огромное количество бумажных документов, оптимальной будет рекомендуемая ежемесячная нагрузка аппарата не более 7-15 тысяч отпечатков — это уже с уверенным запасом. А вот для крупных офисов и рабочих групп более уместным будет мощный аппарат, способный выдавать порядка 20-30 тысяч копий в месяц. Кстати, очень часто бывает так, что дешевле купить два печатающих устройства, вместо одного очень мощного и неоправданно дорогого. Наконец, не стоит превышать нагрузку, указанную производителем в качестве максимальной, — это может вывести аппарат из строя, а также стать причиной отказа в гарантийном ремонте.
Что касается выбора бренда, то во многих случаях есть смысл отдать предпочтение тем производителям, которые пока что не являются однозначными лидерами рынка.
Ведь в погоне за потребителем они очень часто предлагают печатающие устройства с отменными техническими характеристиками по заметно меньшей цене, то же касается и стоимости их оригинальных расходных материалов. Да и к повторной заправке картриджей такие компании нередко демонстрируют более лояльную политику, нежели их именитые конкуренты. Взять хотя бы бренд Ricoh и модели из его новой линейки: МФУ SP220 рассчитано на изготовление 20 тысяч страниц в месяц, а SP325 и вовсе на 35 тысяч. При этом заправка картриджа Ricoh SP 220 стоит всего 800 рублей.
Если же практика использования перезаправленных расходников не входит в ваши планы, а объёмы изготавливаемой документации велики, можно обзавестись таким принтером или МФУ, для которого предлагаются картриджи повышенной ёмкости. Да, они стоят в среднем на 40-50% дороже стандартных, однако и их ресурс больше в несколько раз, что в итоге напрямую отражается на себестоимости каждой страницы. К примеру, с учётом стоимости бумаги, расходник типа XL для аппарата Ricoh SP220 (ёмкость 2600 страниц) снижает себестоимость отпечатка с 5 до 2,8 рублей, а в случае с SP325 (6400 отпечатков) имеем удешевление с 2,7 до 1,7 рублей.
Наконец, если не стараться сэкономить тотально, рассчитывая при этом на перспективу, наилучшим вариантом может стать покупка не принтера, а многофункционального устройства.
Даже если в конкретный момент вам остро не требуется наличие сканера и копира, в будущем всё может измениться — к примеру, если такой аппарат будет перемещён в другой отдел компании или у сотрудников офиса расширится спектр решаемых ими задач. Наличие дополнительных функций не особо повышает общую стоимость печатающего устройства, а вот если покупать все три аппарата (а иногда ещё и факс) по отдельности, то затраты будут гораздо большими.
Выводы
Как видите, приведённые выше примеры ярко демонстрируют, что при неграмотной организации печатного процесса затраты на него могут превышать оптимальные показатели в два, а то и больше раза. В то же время, добиться желаемого эффекта не так уж и сложно — достаточно всего лишь правильно выбрать печатающее устройство под конкретные условия, найти профессиональный сервисный центр, занимающийся заправкой картриджей (или, как вариант, использовать расходники повышенной ёмкости), и соблюдать правила эксплуатации и обслуживания техники. Не успеете оглянуться, как каждая изготовленная страница станет стоить практически в три раза меньше. Ну, а СЦ «СуперЗаправка» со своей стороны с радостью вам в этом поможет!
