Тема, казалось бы, затёрта до дыр, тем не менее, от этого её актуальность отнюдь не уменьшается. Кроме того, реалии современного рынка печати систематически диктуют всё новые и новые условия использования соответствующей техники, да и возможности последней постоянно расширяются.
Сегодня даже небольшой бизнес, связанный, скажем, с производством товаров широкого потребления, может нуждаться в изготовлении около 15-25 тысяч бумажных отпечатков в течение месяца — по крайней мере, таковы среднестатистические данные, полученные в результате изучения деятельности компаний со штатом в 100-120 сотрудников. А вот российское отделение международной компании, занимающейся изготовлением пищевой продукции, и имеющее в штате 500 человек, производит уже порядка 250 тысяч листов ежемесячно. Естественно, при переводе этих цифр в итоговую стоимость всего объёма документооборота получаются весьма серьёзные суммы, которые при грамотном подходе можно существенно уменьшить.
Практика показывает, что при поверхностной оценке стоимость одного лазерного чёрно-белого отпечатка составляет примерно 4-5 рублей — в эту сумму включены стоимость бумаги, картриджей и текущего обслуживания печатающего аппарата.
Однако после тщательной оптимизации, проведение которой при этом не сказывается на объёмах и качестве печати, цена одной копии без проблем снижается до 1,5-2 рублей. И речь идёт не о разовой сиюминутной выгоде, а об экономии в долгосрочной перспективе. Именно о том, как грамотно оптимизировать печатающий процесс, мы сейчас и поговорим.
Итак, прежде всего выясним, по каким причинам чаще всего возникают никому не нужные расходы, которых можно избежать. Очень многие владельцы успешного бизнеса малого и среднего размеров предпочитают не экономить на офисной технике для печати, безоговорочно покупая дорогую аппаратуру наиболее именитых производителей. При этом ИТ-департаменты впоследствии нередко строят не совсем грамотную стратегию оптимизации бюджета на обслуживание такой недешёвой техники. К примеру, вместо покупки дорогих оригинальных расходников используется повторная заправка картриджей. Будучи весьма эффективным инструментом экономии, эта процедура может принести больше вреда, чем пользы, если её осуществлением займётся не профессиональный сервисный центр, а «мастер-самоучка», услуги которого стоят дешевле. Бывает и так, что в печатающем устройстве подолгу не меняется расходная механика, рабочий ресурс которой имеет ограничения в сроках службы.
Эти и другие факторы в итоге приводят к выходу из строя принтера или МФУ, ремонт которых обходится «в копеечку».
Более того, тогда как расходы на текущее обслуживание техники можно спрогнозировать и, как результат, заложить в бюджет, то поломка аппаратуры не только влечёт за собой непредвиденные траты, но и может на некоторое время парализовать работу офиса, провоцируя дополнительные прямые убытки.
О рисках мнимой экономии
Как правило, в большинстве офисов используются лазерные принтеры, порой даже и полноцветные. Естественно, владение цветным печатающим устройством обходится заметно дороже, чем обслуживание монохромного принтера, а вот острой необходимости в такой «роскоши» может и не быть. Логично, что в таких случаях многие прибегают к перезаправке картриджей, которая позволяет сократить расходы в несколько раз. Для примера, заправка картриджа ce310a стоит 1150 рублей, тогда как за новый приходится отдать уже 3500 руб. Но, как было сказано ранее, пользоваться этим инструментом следует с умом, и сейчас вы поймёте, почему. Во-первых, у каждого лазерного картриджа имеется определённый механический ресурс, и определить его остаток может только квалифицированный мастер-заправщик. В среднем, расходник можно без потери качества заправить один-два раза, после чего в нём износится фотобарабан и другие элементы. Это вызовет появление на бумаге грязных пятен краски, полос и прочих дефектов, которые явно не добавят компании авторитета в глазах клиентов. Во-вторых, каждый картридж нуждается в собственном, совместимом тонере, а этим фактом также нередко пренебрегают непрофессиональные заправщики. Последствия заправки не тем тонером уже могут быть гораздо серьёзней, чем потеря качества печати — вплоть до выхода из строя целого рабочего узла аппарата и отказа в праве на гарантийное обслуживание. Особенно вреден низкосортный тонер для цветных лазерных принтеров, поскольку его использование может негативно сказаться не только на фотобарабане картриджа, но и на дорогостоящей ленте переноса изображения.
Одним словом, мораль здесь ясна: если вы намерены сократить расходы на обслуживание техники посредством повторного использования расходных материалов, доверяйте заправку картриджей только профессиональным сервисным центрам с многолетним опытом и хорошей репутацией.
Только в таком случае экономия будет действительно оправданной, а вашему принтеру или МФУ не будет грозить серьёзная поломка. Во второй части этой статьи вы узнаете, как правильно выбрать печатающее устройство, чтобы не переплатить ни за него, ни за его последующее обслуживание.
